행정정보공동이용 서류 생략과 열람내역 조회

행정정보공동이용센터 누리집은 www.share.go.kr 입니다. 민원에서 생략되는 구비서류를 미리 조회할 수 있고, 「전자정부법」 제43조에 따라 내 정보를 누가 언제 열람했는지 본인이 직접 신청해 통보받을 수도 있습니다.

행정정보공동이용 열람청구로 내 정보 열람내역 확인하기

이 글에서 가장 값어치 있는 부분입니다. 행정기관이 내 주민등록표 등·초본이나 건강보험 관련 정보를 전산망으로 들여다봤을 때, 그 사실을 본인이 직접 확인할 수 있는 제도가 이미 있습니다. 「전자정부법」 제43조 정보주체의 열람청구권입니다. 조문은 정보주체는 공동이용센터를 통하여 공동이용한 행정정보 중 본인에 관한 행정정보에 대하여 다음 각 호의 사항에 대한 열람을 행정안전부장관 또는 해당 이용기관의 장에게 신청할 수 있다 라고 적고 있습니다. 신청 상대가 행정안전부장관이거나 실제로 열람한 그 기관의 장, 둘 중 하나입니다.

무엇을 알려 주는지가 중요합니다. 조문이 다섯 가지를 못 박아 두었습니다.

즉 누군가 봤다로 끝나는 것이 아니라, 어느 기관이 언제 무슨 목적으로 어떤 서류를 어느 조문을 근거로 열람했는지까지 나옵니다. 개인정보 열람 제도 가운데 이만큼 구체적으로 항목이 정해진 것이 흔치 않습니다.

신청 경로는 정부24 안의 e하나로민원입니다. 왼쪽 메뉴에서 행정정보공동이용 열람청구를 열면 안내 · 열람청구신청 · 처리내역조회 세 갈래가 나옵니다. 여기서 열람청구신청으로 들어가고, 낸 뒤에는 처리내역조회에서 진행 상황을 봅니다. 신청 화면은 로그인한 상태여야 열립니다. 주소로 바로 들어가면 로그인 화면으로 넘어가므로, 간편인증이든 인증서든 본인확인 수단을 먼저 준비해 두는 편이 낫습니다.

조문에는 한 줄이 더 있습니다. 제43조제6항이 행정안전부장관은 대통령령으로 정하는 바에 따라 공동이용센터를 통하여 공동이용한 행정정보의 명칭, 공동이용 횟수 등의 기록을 유지·관리하고 공개하여야 한다 라고 정하고 있습니다. 개인별 내역과 별개로, 어떤 정보가 얼마나 오갔는지에 대한 기록 자체가 공개 대상으로 잡혀 있다는 뜻입니다.

행정정보공동이용 사전동의가 필요한 정보 구분하기

담당 공무원이 아무 때나 들여다볼 수 있는 것은 아닙니다. 「전자정부법」 제42조제1항이 이용기관이 공동이용시스템를 통하여 개인정보가 포함된 행정정보를 공동이용할 때에는 …… 정보주체의 사전동의를 받아야 한다 라고 정하고 있습니다. 그리고 동의를 받기 전에 세 가지를 알려야 합니다.

같은 조항에는 한 문장이 더 붙어 있습니다. 이 동의를 받으면 「개인정보 보호법」 제18조제2항제1호·제19조제1호·제23조제1호 및 제24조제1항제1호에 따른 동의를 받은 것으로 본다는 것입니다. 민감정보나 고유식별정보 쪽 동의까지 이 한 번의 사전동의로 정리된다는 뜻이라, 동의 화면에 뜬 이용기관 이름과 정보 범위를 대충 넘기지 않는 편이 좋습니다.

반대로 동의가 필요 없는 쪽도 있습니다. 안내문은 누구든지 서류로 발급받거나 열람할 수 있는 행정정보는 사전동의가 필요 없습니다 라고 적고, 예시로 등기부등본·건축물대장·토지(임야)대장·지적(임야)도·토지이용계획확인서·개별공시지가확인서를 듭니다. 누구나 뗄 수 있는 공시성 정보라서입니다.

여기서 걸리기 쉬운 것이 인감증명서입니다. 다른 서류와 달리 창구에서 즉석으로 동의한다고 되는 것이 아니라, 안내문이 인감증명서는 사전에 민원인이 정부24를 통해 공동이용을 사전동의한 경우에만 공동이용이 가능하며 라고 못 박고 있습니다. 인감증명서가 걸린 민원이라면 가기 전에 사전동의를 해 두거나, 그냥 발급받아 가는 쪽이 확실합니다.

또 하나. 사전동의 없이 공동이용이 가능하다고 목록에 올라 있는 사무여도 그대로 넘어가는 것이 아닙니다. 해당 화면 상단이 사전동의 없이 공동이용이 가능한 사무이더라도, 사전동의를 받을 수 있는 경우에는 반드시 받아야 합니다. 라고 안내하며 「전자정부법」 제42조제2항을 근거로 답니다.

행정정보공동이용 생략 대상인데 서류를 요구할 때

확인하고 갔는데 창구에서 다시 서류를 내라고 하는 경우입니다. 이때 근거로 삼을 조문이 있습니다. 「전자정부법」 제4조제3항입니다. 공동이용센터가 직접 인용해 둔 문장이 행정기관등은 상호간에 행정정보의 공동이용을 통하여 전자적으로 확인할 수 있는 사항을 민원인에게 제출하도록 요구하여서는 아니된다 입니다. 권고가 아니라 금지로 적혀 있습니다.

다만 순서를 지켜야 말이 통합니다. 이 조문이 막는 것은 공동이용으로 확인할 수 있는 사항을 요구하는 일입니다. 그 민원의 그 서류가 공동이용 대상인지부터 확인이 돼 있어야 합니다. 앞 절의 조회 경로로 사무명과 서류명이 함께 걸리는지를 보고, 화면을 저장해 두면 이야기가 빨리 끝납니다. 대상이 아닌 서류라면 조문과 관계없이 준비해 가야 합니다.

대상이 맞는데도 막힐 때는 창구에서 실랑이하기보다 행정정보공동이용센터 1600-8200(월~금 09:00~18:00)에 확인하는 편이 빠릅니다. 시스템 장애로 조회가 안 되는 날도 있고, 그 기관이 해당 사무에 대해 공동이용 승인을 받아 두지 않은 경우도 있습니다. 이유가 갈리면 대응도 갈립니다.

반대 방향의 장치도 같은 법에 있습니다. 담당자가 권한 없이 들여다보거나 알게 된 정보를 흘리는 것을 막기 위해 「전자정부법」 제76조가 벌칙을 두고 있습니다.

열람 기록이 남고 벌칙이 걸려 있기 때문에, 필요 없는 정보까지 열어 보는 일이 구조적으로 억제됩니다. 앞서 본 열람청구가 이 구조를 국민 쪽에서 확인하는 수단입니다.

행정정보공동이용 이용 절차와 문의처 정리

실제로 민원을 낼 때의 흐름은 네 단계입니다. 공동이용센터 이용절차안내가 정리해 둔 순서 그대로입니다.

03단계가 핵심입니다. 생략되는 서류라도 신청인 본인이 그 자리에서 동의해야 담당자가 열람할 수 있습니다. 가만히 있으면 알아서 조회되는 구조가 아닙니다. 신청서에 동의란이 따로 있거나 별도 화면에서 동의를 받습니다.

동의했을 때 어디까지 보이는지도 알아 둘 만합니다. 공동이용센터는 이것을 맞춤형 정보조회 체계라고 부르며, 구비서류 정보 가운데 업무처리에 꼭 필요한 항목만 발췌해 한 화면으로 제공한다고 설명합니다(One Screen 서비스). 군필 여부나 납세 여부처럼 사실만 확인하면 되는 항목은 진위(Y/N)만 넘깁니다. 서류 전체가 넘어가는 것이 아닙니다.

왜 이렇게 나눠 두었는지는 종이 서류와 비교해 보면 분명합니다. 안내문이 든 예가 알기 쉽습니다. 주소 하나를 확인받으려고 주민등록표 등·초본을 내면 가족관계와 가족의 주민등록번호까지 함께 넘어갑니다. 공동이용에서는 필요한 항목만 열리기 때문에 그만큼 덜 노출됩니다. 서류를 안 떼서 편한 것보다 이쪽이 더 큰 이유입니다.

정리하면 순서는 이렇습니다. 민원을 내기 전에 공동이용센터에서 생략되는 서류를 확인하고, 창구에서 사전동의를 하고, 나중에 내 정보가 어떻게 쓰였는지 궁금하면 정부24 e하나로민원에서 내역조회나 열람청구로 확인합니다. 세 번째 단계까지 하는 사람이 드물지만, 제도가 열어 둔 권리입니다.

생략되는 서류인지 먼저 조회하고, 창구에서는 사전동의를 하고, 나중에 내 정보가 어떻게 쓰였는지는 열람청구로 확인하면 됩니다. 문의는 행정정보공동이용센터 1600-8200입니다.