PDF 엑셀 변환 무료, 표 그대로 가져오는 방법
PDF에 있는 표를 엑셀로 옮길 때 가장 확실한 방법은 엑셀의 데이터 가져오기(파워 쿼리) 기능으로 PDF를 직접 불러오는 것입니다. 별도 변환 사이트에 파일을 올리지 않아도 표가 행과 열이 나뉜 채로 들어옵니다.
이 글에서는 데이터 가져오기 사용 절차, 여러 페이지에 걸친 표를 합치는 법, 이 기능을 쓸 수 없을 때의 대안을 차례로 설명합니다.
복사·붙여넣기로는 왜 표가 깨질까
PDF는 인쇄 결과를 그대로 보여 주는 문서 형식입니다. 화면에는 표처럼 보여도 실제로는 글자와 선이 좌표에 따라 배치되어 있을 뿐, 셀 구조가 따로 저장되어 있지 않은 경우가 많습니다. 그래서 PDF 뷰어에서 표를 드래그해 엑셀에 붙여 넣으면 한 줄이 셀 하나에 몰리거나 열 순서가 뒤섞입니다.
엑셀의 데이터 가져오기는 PDF 안의 글자 위치를 분석해 표 영역을 찾아내고, 이를 행과 열로 다시 만들어 줍니다. 손으로 셀을 나누는 작업을 크게 줄일 수 있는 이유입니다.
데이터 가져오기로 PDF 표 불러오기
PDF 연결 기능은 Microsoft 365 구독 버전의 Windows용 엑셀에서 쓸 수 있습니다. 설치 방법은 Microsoft Excel 다운로드 안내에서 확인할 수 있습니다. 절차는 다음과 같습니다.
- 엑셀에서 빈 통합 문서를 엽니다.
- 상단 데이터 탭에서 데이터 가져오기 → 파일에서 → PDF에서를 선택합니다.
- 변환할 PDF 파일을 고르고 가져오기를 누릅니다.
- 탐색 창이 열리면 왼쪽 목록에
Table001 (Page 1)처럼 엑셀이 찾아낸 표와Page001처럼 페이지 전체 항목이 나타납니다. 항목을 누르면 오른쪽에서 미리 볼 수 있습니다. - 원하는 표를 골라 바로 넣으려면 로드, 머리글이나 형식을 먼저 정리하려면 데이터 변환을 누릅니다.
로드를 누르면 새 시트에 표 형식으로 데이터가 들어갑니다. 버전이나 업데이트 상태에 따라 메뉴 이름이 조금 다를 수 있으니, 메뉴가 보이지 않으면 엑셀을 최신 상태로 업데이트해 보세요.
Table과 Page 항목의 차이
Table 항목은 엑셀이 표라고 판단한 영역만 잘라 낸 것이고, Page 항목은 해당 페이지의 내용을 통째로 가져온 것입니다. 보통은 Table 항목이 깔끔합니다. 다만 선이 없는 표나 칸 간격이 불규칙한 표는 Table로 잡히지 않을 수 있는데, 이때는 Page 항목을 불러온 뒤 필요한 부분만 남기는 편이 낫습니다.
파워 쿼리 편집기에서 표 다듬기
데이터 변환을 누르면 파워 쿼리 편집기가 열립니다. 여기서 한 작업은 기록되기 때문에 나중에 같은 양식의 PDF에도 그대로 적용할 수 있습니다. 자주 쓰는 정리 작업은 다음과 같습니다.
- 첫 행을 머리글로 사용: 열 이름이 Column1, Column2로 나올 때 실제 제목 행을 머리글로 올립니다.
- 행 제거: 표 위아래에 붙은 제목, 단위 표기, 합계 행 등을 지웁니다.
- 데이터 형식 변경: 숫자가 텍스트로 들어오면 계산이 안 되므로 열 머리글 옆 아이콘을 눌러 정수, 10진수, 날짜 등으로 바꿉니다.
- 열 분할: 두 항목이 한 열에 붙어 들어왔을 때 공백이나 특정 문자를 기준으로 나눕니다.
정리가 끝나면 닫기 및 로드를 눌러 시트로 내보냅니다.
여러 페이지에 걸친 표 하나로 합치기
거래 내역이나 명세서처럼 표가 여러 페이지에 이어지면 탐색 창에 Table이 페이지별로 따로 나옵니다. 하나씩 붙여 넣지 말고 쿼리 추가 기능으로 합치면 됩니다.
- 탐색 창에서 여러 항목 선택에 체크하고 필요한 Table을 모두 고른 뒤 데이터 변환을 누릅니다.
- 파워 쿼리 편집기 홈 탭에서 쿼리 추가 → 새 쿼리로 쿼리 추가를 선택합니다.
- 세 개 이상의 테이블을 선택하고 합칠 표를 모두 추가합니다.
- 합쳐진 쿼리에서 페이지마다 반복된 머리글 행을 필터로 걸러 냅니다.
- 합친 쿼리만 시트로 로드합니다.
페이지마다 열 이름이 다르게 인식되면 합칠 때 열이 어긋납니다. 각 쿼리에서 머리글을 먼저 맞춘 뒤 합치는 것이 안전합니다.
데이터 가져오기를 쓸 수 없을 때의 대안
PDF 연결 기능은 모든 엑셀에 있는 것은 아닙니다. 구버전 영구 라이선스나 Mac용 엑셀은 지원하는 데이터 원본이 다를 수 있으니, 메뉴에 PDF 항목이 없다면 아래 방법을 쓰면 됩니다.
| 방법 | 적합한 경우 | 주의할 점 |
|---|---|---|
| 엑셀 데이터 가져오기 | Microsoft 365(Windows) 사용자, 반복 작업 | 스캔 PDF는 인식 불가 |
| Word로 PDF 열기 후 복사 | Word가 있고 표가 단순할 때 | 레이아웃이 복잡하면 셀이 어긋남 |
| 텍스트 추출 후 텍스트 나누기 | 엑셀 버전과 상관없이 쓰고 싶을 때 | 구분 기호 정리가 필요 |
| CSV로 정리 후 엑셀 변환 | 데이터를 쉼표로 정리할 수 있을 때 | 한글 인코딩 확인 필요 |
텍스트로 뽑아 엑셀에서 나누기
PDF에서 글자만 꺼낸 뒤 엑셀의 텍스트 나누기로 열을 나누는 방법입니다. 설치 없이 바로 하려면 PDF 텍스트 추출 도구로 내용을 뽑아 엑셀 A열에 붙여 넣고, 데이터 탭의 텍스트 나누기에서 공백이나 탭을 구분 기호로 지정하면 됩니다.
CSV로 만든 뒤 엑셀 파일로 바꾸기
추출한 텍스트를 메모장 등에서 쉼표 구분 형식으로 정리했다면 CSV → Excel 변환기로 xlsx 파일을 만들 수 있습니다. CSV를 엑셀에서 바로 열 때 한글이 깨지는 문제를 피하는 데도 도움이 됩니다.
스캔한 PDF는 먼저 OCR이 필요합니다
종이 문서를 스캔해 만든 PDF는 글자가 아니라 이미지로 저장되어 있습니다. 이런 파일은 데이터 가져오기로 불러와도 표가 나오지 않고, 텍스트 추출 도구에서도 내용이 비어 있습니다. PDF 뷰어에서 글자를 드래그해 선택할 수 없다면 스캔 PDF일 가능성이 높습니다.
이때는 OCR(문자 인식) 기능이 있는 PDF 편집 프로그램으로 텍스트 레이어를 먼저 만든 뒤 위 방법을 적용해야 합니다. OCR 결과는 숫자 0과 영문 O, 1과 l 같은 글자를 잘못 인식하는 경우가 있으므로 금액이나 수량은 원본과 대조해 보는 것이 좋습니다.
자주 묻는 질문
엑셀 메뉴에 'PDF에서' 항목이 보이지 않습니다.
PDF 연결 기능은 주로 Microsoft 365 구독 버전의 Windows용 엑셀에서 제공됩니다. 구독 중인데도 없다면 엑셀을 최신 버전으로 업데이트해 보고, 지원 버전은 Microsoft 공식 사이트에서 최신 정보를 확인하세요.
PDF 엑셀 변환 사이트에 파일을 올려도 괜찮을까요?
급여 명세서, 계약서, 거래 내역처럼 개인정보나 회사 기밀이 담긴 PDF는 외부 서버에 올리지 않는 편이 안전합니다. 엑셀 데이터 가져오기는 내 PC 안에서 처리되므로 이런 문서에 적합합니다.
같은 양식의 PDF를 매달 변환해야 합니다.
파워 쿼리로 한 번 만들어 둔 쿼리는 원본 경로만 바꾸면 다시 쓸 수 있습니다. 새 PDF를 같은 이름으로 같은 폴더에 저장한 뒤 데이터 탭에서 모두 새로 고침을 누르면 정리 단계가 그대로 다시 적용됩니다.
숫자가 계산되지 않고 왼쪽으로 정렬됩니다.
숫자가 텍스트 형식으로 들어온 것입니다. 파워 쿼리에서 해당 열의 데이터 형식을 숫자로 바꾸거나, 쉼표·원 표시 같은 문자를 값 바꾸기로 지운 뒤 형식을 바꾸면 됩니다.
정리
PDF 표를 엑셀로 옮길 때는 복사·붙여넣기보다 엑셀의 데이터 가져오기 → 파일에서 → PDF에서 기능을 쓰는 것이 표 구조를 가장 잘 살립니다. 여러 페이지 표는 쿼리 추가로 합치고, 머리글과 데이터 형식은 파워 쿼리 편집기에서 정리합니다. 이 기능이 없는 버전이라면 텍스트 추출 후 텍스트 나누기나 CSV 변환을 쓰고, 스캔 PDF는 OCR을 먼저 거쳐야 합니다.