건강보험 EDI 신고 방법과 증명서 발급 제한 정리
건강보험 EDI는 완납증명서 조건과 반송 확인에서 갈립니다.
체크 포인트
완납증명서는 대표자 지역보험료까지 체납이 없어야 나옵니다 · 개인별 납부확인서는 EDI가 아니라 지사 방문입니다 · 보낸 뒤 반송 여부를 신고문서 목록에서 확인해야 합니다
건강보험 EDI 완납증명서가 안 나오는 이유
발급 조건입니다.
| 구분 | 내용 |
|---|---|
| 완납증명서 | 4대 사회보험 |
| 용도 | 조달청 제출용 |
| 개인사업장 | 대표자 지역보험료 완납 |
| 개인사업장 | 대표자의 모든 사업장 |
| 법인사업장 | 같은 사업자번호 전부 완납 |
| 대행 수임 | 메뉴 사용 불가 |
입찰 서류를 준비하시다 완납증명서에서 막히는 경우가 많습니다. 조건이 도움말에 적혀 있습니다.
“개인사업장 : 개인대표자의 모든 사업장 및 대표자의 지역보험료(건강, 연금) 체납이 없어야 발급 가능”
“법인사업장 : 동일 사업자등록번호를 가진 모든 사업장 완납 시 발급가능”
즉 회사 보험료를 다 냈어도 안 나올 수 있습니다.
- 대표자 개인의 지역가입자 건강보험료가 밀려 있는 경우
- 대표자의 지역 국민연금이 밀려 있는 경우
- 대표자 명의의 다른 사업장이 체납 중인 경우
- 법인이라면 같은 사업자등록번호의 다른 사업장이 미납인 경우
발급용도는 “조달청제출용”으로 안내되어 있습니다. 입찰 마감 직전에 확인하시면 늦습니다. 며칠 여유를 두고 한 번 뽑아 보시고, 안 나오면 어디가 밀렸는지부터 찾으십시오.
또 하나 걸리는 것이 업무대행입니다.
“업무대행 수임사업장은 ‘납부확인서 신청 및 발급’ 메뉴 사용 불가”
노무·세무 대행을 맡기신 사업장은 메뉴 자체가 안 열립니다. 화면에서 안 보인다고 오류가 아닙니다. 대행 기관을 통하시거나 지사로 가셔야 합니다.
개인별 납부확인서도 마찬가지입니다.
“※특정인에 대한 납부확인서를 해당 서식에서 신청할 수 없으며 해당 지사에 내방하여 신청하셔야 합니다”
직원 한 사람 것만 필요하실 때 EDI에서 찾으셔도 없습니다. 지사 방문입니다. 대신 사업장 단위는 됩니다. 월별 합산 납부확인서는 신청년월을 구간(From ~ To)으로 지정해 뽑습니다.
건강보험 EDI 취득과 상실 신고에서 놓치는 항목
신고 항목입니다.
| 구분 | 내용 |
|---|---|
| 공통 서식 | 4대보험 동시 신고 |
| 선택 | 공단별 개별 송신 |
| 피부양자 | 동시 신고 가능 |
| 외국인 | 같은 서식 |
| 중도 입사 | 취득월 납부 선택 |
| 이직확인서 | 선택해야 작성 |
취득 신고부터 보겠습니다. 도움말에 이렇게 되어 있습니다.
“사업장에 신규 입사한 사원을 4대보험에 공통으로 신고를 할 수 있으며 신고하고자 하는 공단을 선택하여 개별로 작성 송신할 수 있습니다.”
즉 서식 하나로 국민연금·건강보험·고용보험·산재보험을 한 번에 냅니다. 공단마다 따로 낼 필요가 없습니다.
경로는 전체서식 > 신고/신청 > 4대공통신고서 > 직장가입자 자격취득 신고서(피부양자 포함)입니다.
“[가입자,피부양자]를 동시에 신고할 수 있으며 [외국인 취득] 또한 해당 서식에서 작성, 송신할 수 있습니다.”
외국인이 아니면 영문성명·국적·체류자격은 비워 둡니다.
여기서 모르고 지나치는 항목이 하나 있습니다. 국민연금의 취득월 납부여부입니다.
“가입자 취득신고 시 취득일이 매월 1일이 아닌 중도 입사자의 경우 취득월 보험료 납부여부를 선택할 수 있습니다.”
15일에 입사한 직원처럼 1일이 아닌 날에 들어온 경우 그 달 연금보험료를 낼지를 고를 수 있습니다. 기본값으로 넘기지 마시고 본인과 상의해 정하십시오.
보험사무 대행기관 번호 칸도 있습니다. “해당기호가 부여된 사업장만 입력합니다”이고 “고용보험에서 부여되는 기호”입니다. 없으면 비워 두시면 됩니다.
다음은 상실 신고입니다. 두 가지를 놓치기 쉽습니다.
첫째, 이직확인서입니다. “※ 이직확인서를 작성하고자 할 경우 [이직확인서]을 선택하여 작성을 하여야 합니다.”
상실 신고를 했다고 자동으로 만들어지지 않습니다. 퇴사자가 실업급여를 신청할 예정이면 이 선택을 꼭 하십시오.
둘째, 보수총액입니다. 건강보험 항목에 당해연도는 지급한 연간보수총액과 산정월수를, 전년도는 전년도 보수총액과 산정월수를 넣게 되어 있고 이런 단서가 붙습니다.
“※ [전년도 보수총액], [산정월수]는 연말정산이 마감되기 전까지는 입력하여 송신하여야 합니다.”
연초 퇴사자가 여기에 걸립니다. 전년도 정산이 아직 안 끝났으면 전년도 값도 함께 넣어야 합니다.
건강보험 EDI 보낸 뒤 반드시 확인할 처리결과
처리결과입니다.
| 구분 | 내용 |
|---|---|
| 접수 | 신고 문서 접수 건수 |
| 정상 | 공단 처리 완료 |
| 반송 | 처리 안 됨 |
| 조회 기본값 | 최근 3개월 |
| 기준일 | 작성 일자 |
| 상세 보기 | 숫자 더블클릭 |
서식을 보냈다고 끝이 아닙니다. 공단에서 반송할 수 있습니다.
확인하는 곳이 신고문서 목록입니다. 설명은 이렇습니다.
“자격취득, 상실신고서 등 공단에 신고한 문서의 신고내용과 신고문서의 처리내역을 조회하기 위한 업무입니다.”
경로는 메인화면 > 신고문서 결과보기 버튼입니다.
처리결과내역은 셋으로 나옵니다.
- 접수 — 신고한 문서의 접수 건수
- 정상 — 공단 처리결과가 정상
- 반송 — 공단 처리결과가 반송
반송 칸에 숫자가 있으면 그 신고는 처리되지 않은 것입니다. 이유를 보시려면 “처리결과내역의 숫자를 ‘더블클릭’” 하시면 상세내역이 열립니다.
여기서 가장 흔한 착오가 조회 기간입니다.
“조회기간은 현재 일자로부터 소급하여 3개월이 자동 표시되므로 이전 자료를 보고자 할 경우에는 시작일을 소급하여야 합니다”
기본값이 최근 3개월입니다. 반년 전 신고를 찾으시는데 안 나온다면 없는 게 아니라 기간을 안 늘린 것입니다. 시작일을 앞으로 당기십시오.
기준도 알아 두십시오. “신고문서를 조회시 작성한 일자를 선택하여야 조회가능합니다” — 작성일 기준입니다.
서식명으로도 좁힐 수 있습니다. 기본은 전체로 표시되고, 드롭다운에서 원하는 서식을 고르면 그 신고만 나옵니다. 조회된 목록은 파일저장으로 내려받을 수 있습니다.
참고로 EDI에서 다루는 서식은 신고 말고도 많습니다. 보수월액 변경 신청서, 휴직자등 보험료 납입고지 유예(해지) 신청서, 건강검진 대상자 변경 신청서, 본인부담 환급금 계좌 신청서, 퇴직정산·연말정산 재정산 신청서, 정산보험료 분할납부신청서, 자동이체 신청서, 산정특례 등록 신청서 등이 있습니다.
이용 신청 절차와 인증서 종류, 신고 기한과 지연 과태료는 이 글에서 다루지 않습니다. 이 도움말에 적혀 있지 않습니다. 공단 지사나 포털 공지에서 확인하십시오.
건강보험 EDI 자주 묻는 질문
Q. 완납증명서가 왜 안 나오나요?
개인사업장은 대표자 지역보험료 체납이 없어야 발급됩니다.
Q. 법인은 조건이 다른가요?
동일 사업자등록번호를 가진 모든 사업장이 완납이어야 합니다.
Q. 직원 한 사람 납부확인서만 뽑을 수 있나요?
특정인 납부확인서는 해당 지사에 방문해 신청해야 합니다.
Q. 납부확인서 메뉴가 안 보입니다.
업무대행 수임사업장은 이 메뉴를 사용할 수 없습니다.
Q. 취득 신고를 공단마다 따로 해야 하나요?
4대보험 공통 서식으로 한 번에 신고할 수 있습니다.
Q. 중도 입사자는 무엇을 정하나요?
국민연금 취득월 보험료 납부 여부를 선택할 수 있습니다.
Q. 이직확인서는 자동으로 되나요?
상실 신고 화면에서 이직확인서를 선택해 따로 작성해야 합니다.
Q. 예전 신고 내역이 안 보입니다.
조회 기간이 기본 3개월이라 시작일을 소급해야 합니다.